PRIVACY OVEREENKOMST EN PRIVACYVERKLARING

Door deze privacy overeenkomst en privacyverklaring te accepteren, verklaar je de inhoud te hebben gelezen en accepteer je dat jouw persoonsgegevens worden verwerkt op de wijze zoals omschreven in dit document en geef je, voor zover nodig, toestemming voor die verwerking.

Top Events hecht veel waarde aan een verantwoorde omgang met (persoons)gegevens. Top Events verwerkt en beveiligt persoonsgegevens dan ook zorgvuldig en met inachtneming van de bepalingen die wet- en regelgeving daaraan stelt. In deze privacy overeenkomst en privacyverklaring wordt informatie verstrekt over de verzameling en verwerking van persoonsgegevens door of namens Top Events.

Er wordt uitgelegd hoe Top Events omgaat met persoonsgegevens. We maken helder welke persoonsgegevens worden verzameld en voor welke doeleinden die worden gebruikt. We leggen je ook uit hoe je jouw gegevens kunt inzien, wijzigen of verwijderen. We vinden het belangrijk dat jij hier goed van op de hoogte bent en raden je aan dit document zorgvuldig te lezen.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens

Top Events is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

Deze privacy overeenkomst en privacyverklaring heeft betrekking op het gebruik dat Top Events kan (laten) maken van door haar verkregen persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt

De volgende persoonsgegevens kunnen worden verwerkt: Naam;

– Adresgegevens en woonplaats;

– Geboortedatum;

– E-mailadres;

– Telefoonnummer;

– Gebruikersnaam;

– Gegevens over je IP-adres, MAC-adres, identifiers in cookies en jouw surfgedrag op onze websites;

– Gegevens over je gebruik van onze diensten en producten, zoals informatie betreffende bezoeken die je aan evenementen hebt gebracht, gedane aankopen en informatie betreft het gebruik van websites;

– Geslacht;

– Bankrekeningnummer (IBAN);

– Inloggegevens;

– Klantnummer/klantID

– Vragen die je aan ons stelt en/of meldingen die jij aan ons doorgeeft;

– Door jou gedeelde informatie (zoals foto’s) betreffende een dienst;

– Foto’s, geluid, beeldmateriaal en/of andere media gemaakt op en rond het evenemententerrein ten behoeve van veiligheids- en/of commerciële doeleinden;

– Accountinformatie van derden (zoals Facebook of Instagram account);

– Informatie die wij van derden verkrijgen, zoals van andere (sociale) media, zoals voorkeuren en gedeelde berichten, waarbij wordt opgemerkt dat Top Events geen invloed heeft op de verwerking van persoonsgegevens door die derden;

– Op de websites van Top Events worden algemene bezoekersgegevens bijgehouden, met het oog op het samenstellen van gebruiksstatistieken, alsmede voor de beveiliging van onze website, zoals de meest gevraagde pagina’s en het gebruikte IP-adres.

– Cookies: Top Events maakt gebruik van ‘cookies’. Cookies zijn kleine stukjes informatie die voor ons zichtbaar zijn (zoals browsergegevens, duur van het bezoek, pagina’s die je hebt bezocht, locatiegegevens en verbindingsgegevens). Top Events gebruikt cookies om je bijvoorbeeld te herkennen bij een volgend bezoek. Cookies stellen ons in staat om informatie te verzamelen over het gebruik van onze producten, diensten en website en deze te verbeteren en aan te passen aan de wensen van onze bezoekers. Onze cookies geven informatie met betrekking tot persoonsidentificatie. Je kunt jouw browser zo instellen dat je tijdens jouw bezoek aan onze website geen cookies ontvangt.

– Third Party Cookies: Top Events heeft ook content van derden geïntegreerd. Voorbeelden daarvan zijn Facebookdiensten of YouTube-video’s. Deze derde aanbieders kunnen Third Party Cookies plaatsen terwijl je de website van Top Events bezoekt en zo persoonlijke content en aanbiedingen –

PRIVACY OVEREENKOMST EN PRIVACYVERKLARING

op basis van analyse en combinatie van online data en (persoons-)gegevens met jouw toestemming – tonen. Ga naar de website van de derde aanbieder voor meer informatie over het cookiegebruik van de betreffende aanbieder. Wanneer je besluit geen toestemming te geven voor het gebruik van Third Party Cookies, dan krijg je uitsluitend de functionaliteiten van onze website aangeboden die je zonder deze cookies kunt gebruiken. Delen van de website zijn in dat geval niet beschikbaar.

Media Door acceptatie van de algemene voorwaarden en deze privacy overeenkomst en privacyverklaring, ga je ermee akkoord dat gefotografeerd en/of gefilmd wordt en verleen je hierbij toestemming aan Top Events om deze (digitale) beelden te verwerken, door deze bijvoorbeeld verder te gebruiken en/of uit te zenden of op welke andere wijze dan ook te openbaren. Deze beelden kunnen door Top Events worden gebruikt voor promotionele en/of commerciële doeleinden. Voorts zullen commerciële en/of (media)partners van deze beelden gebruik mogen maken. Daarnaast vindt het registeren en opslaan van beelden en geluid mede plaats in het kader van de handhaving en naleving van de veiligheid op het evenemententerrein, evenals om overtredingen, misdaden en schendingen van de algemene voorwaarden te kunnen voorkomen, op te sporen en te (laten) bestraffen middels identificatie via de beelden en/of geluid.

Bijzondere persoonsgegevens Top Events heeft niet als doel het actief verwerken van bijzondere persoonsgegevens. Niet uitgesloten kan echter worden dat die informatie wordt verwerkt. In dat kader kan gedacht worden aan bijvoorbeeld:

– Informatie betreffende gedrag op door ons georganiseerde evenementen en daaronder tevens te verstaan de registratie van gedragingen die strafbare feiten betreffen;

– Eventuele speciale verzoeken betreffende verwondingen en/of handicaps, eventuele medische informatie betreffende gebeurtenissen op het evenement (nadat jij je bijvoorbeeld bij een medische post hebt gemeld) en/of allergie informatie.

Personen onder de 16 De diensten van Top Events zijn in beginsel niet gericht op personen onder de 16 jaar. Ben je onder de 16 jaar en blijkt uit onze uitingen dat diensten wel worden aangeboden aan jou, dan is gebruik daarvan slechts toegestaan onder toezicht en na toestemming van je ouders.

Derden

Als je gegevens verstrekt aan een derde partij waarnaar bijvoorbeeld op onze website wordt verwezen (een partij niet zijnde Top Events), heeft Top Events geen invloed op wat deze partij eventueel met door jou verstrekte gegevens doet. Op een dergelijke gegevensverwerking door deze derde partij of tussenpersoon zijn mogelijk diens privacy- beleid en voorwaarden van toepassing. De betreffende partij is zelfstandig verantwoordelijk voor het gebruik en de verwerking van verkregen persoonsgegevens.

Grondslagen van de verwerking

Persoonsgegevens worden door Top Events verwerkt:

1. Teneinde uitvoering te geven aan de overeenkomst, zoals aan de overeenkomst waarbij betrokkene toegang krijgt tot een evenement, producten bestelt in de webshop of promotionele activiteiten;
2. Na toestemming van de betrokkene, in het kader van bijvoorbeeld marketing;
3. Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het verstrekken van gegevens aan publieke organisaties om de veiligheid te waarborgen;
4. Ter bescherming van vitale belangen, zoals ingeval van een acute situatie waarbij (bijvoorbeeld tijdens een evenement) een gevaar dreigt voor jouw gezondheid of leven;
5. Indien een taak van algemeen belang of openbaar gezag uitgeoefend wordt;
6. Indien er een gerechtvaardigd belang is.

Voor welke doeleinden worden gegevens verwerkt

Top Events gebruikt de persoonsgegevens:

– Om de overeenkomst die zij met jou sluit zo goed mogelijk uit te kunnen voeren, onder meer door:

PRIVACY OVEREENKOMST EN PRIVACYVERKLARING

o De op de Website(s) en/of via Social Media bestelde producten/tickets aan de juiste persoon te kunnen leveren;

o Via registratie te kunnen verifiëren wie recht heeft op bestelde tickets en op basis daarvan de juiste polsbandjes en/of barcodes aan de juiste personen te verschaffen en daarmee ook te voorkomen dat tickets in strijd met de overeenkomst en daarop van toepassing zijnde algemene voorwaarden worden verhandeld;

o Jou te informeren over een evenement, de van toepassing zijnde voorwaarden en op dat evenement van toepassing zijnde praktische informatie (openingstijden, line-up, parkeerinformatie enz.);

o Jou op de hoogte te houden van het laatste nieuws en/of updates en/of service mededelingen;

o Te voldoen aan wet- en regelgeving en om fraude, diefstal of misbruik op te sporen;

o Een evenement goed en veilig te laten verlopen;

o Betaling te laten plaatsvinden en facturen betreffende bestellingen te verzenden en wijzigingen ten aanzien van diensten en/of bestellingen door te geven;

o Eventuele locatiegegevens te gebruiken om de evenementen te optimaliseren en veiliger te maken, onder andere door crowd control en logistiek te optimaliseren als ook de horeca en line-up te monitoren en optimaliseren;

o Te voldoen aan veiligheids- en gezondheidsprocedures; o klantenservice te verlenen; o het kunnen updaten van jouw persoonlijke profiel;

o Voor jou een account aan te maken op website(s) en/of social media.

– Voor veiligheidsdoeleinden, onder meer door:

o Op basis van gedragsgegevens (waaronder ook wordt verstaan strafrechtelijke gegevens) onrechtmatig en/of strafbaar gedrag te voorkomen, verhinderen, op te sporen, rechten van bezoekers te beschermen en de veiligheid te waarborgen, al dan niet door bezoekers te weren of van het evenement te verwijderen, zonder recht op schadevergoeding van bezoeker;

o Op verzoek van overheidsinstanties (preventieve) maatregelen te nemen door bijvoorbeeld bezoekers de toegang te ontzeggen of op verzoek van die instanties aan rechtmatige verzoeken te voldoen;

o Tijdens een evenement gedragingen vast te leggen met beeld- en/of geluidsapparatuur;

– Voor commerciële doeleinden, marketing en profilering, onder meer door:

o Op basis van de verzamelde gegevens (gerichte) aanbiedingen te doen betreffende (nieuwe of aanvullende) producten en/of diensten via bijvoorbeeld social media of email;

o Verzamelde foto-, film- en/of geluidsfragmenten, waarop jij mogelijk ook te zien bent, te gebruiken voor promotionele uitingen;

o Het onderhouden en/of verbeteren van de website(s) en/of social media van Top Events, mede op basis van verzamelde gebruiksgegevens;

o Marktonderzoek uit te voeren, zoals het kunnen maken van analyses van het bezoek, gebruik en afname van producten en diensten mede ter bepaling van een toekomstige strategie,

o Jou in staat stellen om mee te doen aan commerciële c.q. promotionele acties van door Top Events en door haar geselecteerde derden;

o Persoonsgegevens te gebruiken om contact met je op te (doen) nemen in het kader van marktonderzoek;

o Het aan jou tonen van voor jou relevante informatie op basis van jouw persoonlijke voorkeuren. Top Events combineert daarbij jouw persoonsgegevens uit verschillende bronnen (zoals de gegevens uit je account, je surfgedrag en je aankopen in onze webshop) met elkaar, om jou de beste ervaring te kunnen bieden. Daarbij combineren wij deze gegevens ook met de gegevens die jij hebt achtergelaten op, of via, een van de websites van Top Events. Door jouw gegevens te combineren, kan Top Events aan jou gepersonaliseerde aanbiedingen doen die aansluiten bij jouw interesses. Zo wordt er voorkomen dat je content of aanbiedingen krijgt die minder interessant zijn. Aan de hand van deze profilering maken wij op groepsniveau selecties. Wij zullen je op basis hiervan echter nooit voor een van onze diensten en/of producten uitsluiten.

PRIVACY OVEREENKOMST EN PRIVACYVERKLARING

Jouw rechten

Met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, heb je meerdere rechten. Hieronder worden die rechten weergegeven:

1. Je mag altijd aan Top Events een overzicht vragen van de persoonsgegevens, die wij hebben verzameld en daarvan -binnen de wettelijke kaders- een afschrift verzoeken (recht op inzage);
2. Indien jouw persoonsgegevens door Top Events onjuist en/of incompleet in de administratie zijn verwerkt, dan kun je vragen om deze gegevens te corrigeren dan wel aan te vullen (recht op correctie);
3. Indien je niet wil dat Top Events bepaalde gegevens heeft geregistreerd, dan kun je verzoeken deze gegevens te verwijderen (recht op wissen dan wel ‘het recht om vergeten te worden’);
4. Je hebt de mogelijkheid om de verwerking van persoonsgegevens tijdelijk stil te laten zetten dan wel het gebruik hiervan te beperken (recht op beperking);
5. Je kunt onder omstandigheden bezwaar maken tegen de (verdere) verwerking van persoonsgegevens (recht van verzet);
6. Je kunt aan Top Events verzoeken om persoonsgegevens door te geven aan een derde (recht op overdracht);
7. Indien Top Events van een derde persoonlijke gegevens over je ontvangt en die persoonsgegevens verwerkt, dan informeert Top Events jou -op verzoek- over de bron waaruit deze informatie is ontvangen; Het doen van een verzoek als genoemd onder 3, 4 of 5 kan tot gevolg hebben dat het recht op toegang tot een evenement of andere aangeschafte producten of diensten vervalt, zonder recht op terugbetaling. Aan een verzoek van een betrokkene hoeft overigens niet te worden voldaan indien 1) Top Events een gerechtvaardigd en/of zwaarwegend belang daarbij heeft of 2) medewerking aan dat verzoek door Top Events op een andere wettelijke grondslag geweigerd kan worden.

Delen met derden van persoonsgegevens

Top Events zal jouw persoonsgegevens niet verkopen of verhuren aan derden. Top Events kan wel gebruik maken van derde partijen die worden ingeschakeld om namens of voor Top Events diensten te verlenen, zoals ter uitvoering van de overeenkomst of zoals beschreven in deze verklaring.

Deze bedrijven kunnen gebruik maken van cookies en action tags (ook bekend als enkele pixel-gifs of webbakens) om de doeltreffendheid van de campagne te meten. Alle informatie die deze derde partijen via cookies en action tags verzamelen, is volledig anoniem.

Partijen met wie Top Events samenwerkt en door wie persoonsgegevens worden verwerkt zijn de volgende:

– Derden in het kader van de afhandeling van ticketverkoop en betaling;

– Derden, zoals boekingsbedrijven, die diensten verlenen in verband met het reizen van en naar evenementen en overnachtingslocaties;

– Derden, zoals beveiligingsbedrijven en hulpverleners, die zorgdragen voor beveiliging en hulpverlening op evenementen;

– Derden in verband met check-in procedures and hospitality faciliteiten ;

– Derden, zoals marketingbedrijven, die zorgdragen voor de afhandeling en verzending van promotionele acties (zoals een pre-sale code actie);

– Derden die zorgdragen voor rapportering en statistieken over bezoekers van het evenement;

– Derden, zoals film- en mediabedrijven, die op verzoek van Top Events beeld- en/of geluidsopnamen maken van evenementen;

– Derden, zoals overheidsinstanties indien hiervoor een aanleiding is;

– Medewerkers, betalingsverwerkingsbedrijven, webshops en printbedrijven.

Top Events kan ook zonder jouw specifieke toestemming, jouw gegevens verstrekken naar aanleiding van rechtmatige verzoeken daartoe van autoriteiten, op basis van dagvaardingen of gerechtelijke bevelen, handelingen of om schade of fraude, diefstal of misbruik op te sporen of te voorkomen, of handelingen om de veiligheid van het netwerk en de diensten van Top Events te garanderen.

PRIVACY OVEREENKOMST EN PRIVACYVERKLARING

Verwerking buiten de EU

Persoonsgegevens worden door de navolgende partijen mogelijk buiten de Europese Unie verwerkt:

– Google.

Beveiliging en datalekken

Een data lek is – kort gezegd – iedere inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens, waardoor deze vernietigd, verloren, ongeoorloofd verstrekt, doorgegeven, opgeslagen of anderszins verwerkt worden. Een data lek kan per ongeluk ontstaan, bijvoorbeeld het doorzenden van klantgegevens aan de verkeerde ontvanger, maar kan ook met opzet ontstaan. In het laatste geval kan gedacht worden aan het buit maken van persoonsgegevens door een hacker of het kopiëren van een database met persoonsgegevens door een werknemer die uit dienst treedt.

Top Events heeft technische en organisatorische maatregelen getroffen met als doel datalekken te voorkomen. Genomen maatregelen zijn onder meer:

– SSL verbindingen voor websites;

– Dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot persoonsgegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden;

– Dat personen die toegang hebben tot gegevens zich bewust zijn van het belang dat wij hechten aan bescherming van persoonsgegevens;

– Dat personen die toegang hebben tot gegevens gebonden zijn aan een geheimhoudingsverklaring.

Het is echter niet volledig uit te sluiten dat op enig moment er toch sprake is van een data lek. Top Events is verplicht om een registratie bij te houden van alle datalekken en kan daarop door de Autoriteit Persoonsgegevens worden aangesproken. Daarnaast is Top Events verplicht om een data lek binnen 72 uur gemotiveerd bij de Autoriteit Persoonsgegevens te melden.

Bewaartermijn

Top Events bewaart gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren een standaard bewaartermijn van 7 jaar, vanaf het moment dat je voor het laatst een evenement hebt bezocht, tenzij er een verplichting bestaat op grond waarvan wij gegevens eerder moeten verwijderen. Na voornoemde periode zullen wij jouw gegevens verwijderen. Het staat je natuurlijk vrij om een beroep te doen op de jou toekomende rechten zoals in dit document is beschreven, zoals het verzoeken om verwijdering van gegevens.

Camerabeelden worden verwijderd 12 weken na het plaatsvinden van een evenement, tenzij een bepaald incident is vastgelegd, zoals een strafbaar feit of incident verband houdend met mogelijke aansprakelijkheid. Voor deze termijn van 12 weken is gekozen omdat de omvang van het opgenomen beeldmateriaal dermate groot is dat dat beeldmateriaal onmogelijk integraal beoordeeld kan worden op (on)regelmatigheden. In belangrijke mate zal het beeldmateriaal pas worden gebruikt/bezien nadat een partij die op het evenement aanwezig is geweest (bijvoorbeeld als bezoeker, leverancier of vrijwilliger) een claim indient betrekking hebbend op het evenement of een daar plaatsgevonden gebeurtenis. Aan de hand van beschikbaar beeldmateriaal kan dan de gegrondheid van die claim worden geverifieerd. In dat opzicht is een termijn van 12 weken redelijk. Verder worden de beelden ook gebruikt in het kader van het analyseren van bezoekersstromen om daarmee het crowd management te verbeteren. Voor die analyse is voornoemde termijn noodzakelijk.

Uitgezonderd van voornoemde bewaartermijn zijn de gegevens die wij langer moeten bewaren omdat de wet ons daartoe verplicht, zoals gegevens voor de Belastingdienst en gegevens ten aanzien waarvan Top Events een gerechtvaardigd en/of zwaarwegend belang heeft om de gegevens langer te bewaren (zoals een gerechtelijke procedure).

Vragen

Jouw verzoeken en vragen over de verwerking van persoonsgegevens en/of deze privacy overeenkomst en privacyverklaring kun richten aan onze klantenservice: per post: Top Events B.V., Postbus 398, 5680 AJ Best; of per e-mail: info@top-eventsgroup.nl.